メールシステムを利用する場合は、作業者は次の作業者を意識的に指定して送付することが必要ですが、ワークフローシステムでは、次の作業者の決定はシステムが決定しますので、個々の作業者は業務毎に異なる流れを知っておく必要がありません。また通常のメールシステムでは、自分が承認依頼したメールがどこまで進んでいるかといった進捗状況の把握が困難ですが、ワークフローシステムを利用すると、承認の進捗状況を随時知ることができます。ある業務を遂行するための一連の作業の流れや手続きを示す。ペーパーレス化と業務の効率化を目指すべく、この一連の流れを視覚的に定義して複数の部門や人がかかわる作業の流れをルール化し、コンピュータネットワーク上で処理や支援を行う仕組みをワークフローシステムという。グループウェアの機能として提供されるケースが多く、ワークフローシステムを使うことで、稟議書、交通費の精算、休暇届など、これまで社内の各部門やメンバー間を巡回していた書類を電子データ化し、効率的に処理できるようになる。
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